Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Fit & Focus Coaching is een vennootschap onder firma (VoF) en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en onze coaching worden verwerkt.

Contactgegevens: Fit & Focus Coaching (VoF) | KVK: 42052565 | Aster 10, 7621 AJ Borne (postadres, geen bezoekadres) | info@fitenfocuscoaching.nl | +31 6 59133383

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Bij aanmelding: naam, e-mail, telefoon, geboortedatum, geslacht, betaalgegevens.

Bij gebruik van de coaching: fysieke data (lengte, gewicht), gezondheidsinformatie, fitnessdoelen, trainingsdata, voortgangsfoto's (vrijwillig en alleen met jouw toestemming).

Via het contactformulier of een belverzoek: naam, e-mailadres, telefoonnummer, je voorkeursmoment en de inhoud van je bericht. We gebruiken een belverzoek om het gesprek in te plannen. Alleen na afzonderlijke toestemming kunnen gehashte contactgegevens ook voor ChatGPT-advertentiemeting worden gebruikt (zie paragraaf 6).

Bij websitebezoek: gebruiksstatistieken, zoals bezochte pagina's en gebruikte knoppen; standaard zonder cookies en zonder herleidbare gegevens (zie paragraaf 6).

3. Waarvoor en op welke grondslag?

• Uitvoering van de coachingovereenkomst en het opstellen van gepersonaliseerde plannen (grondslag: uitvoering overeenkomst).
• Verwerking van betalingen en het voldoen aan fiscale verplichtingen (grondslag: wettelijke verplichting).
• Beantwoorden van vragen via het contactformulier (grondslag: gerechtvaardigd belang).
• Verwerken van gezondheidsgegevens en voortgangsfoto's (grondslag: jouw uitdrukkelijke toestemming, altijd intrekbaar).

4. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij verkopen nooit gegevens aan derden. Voor onze dienstverlening en metingen werken we met onderstaande partijen. Advertentiemeting met OpenAI gebeurt uitsluitend na je afzonderlijke toestemming:

• Trainerize (coaching-app voor trainings- en voedingsschema's).
• Stripe (betalingsverwerking).
• Formspree (verwerking van het contactformulier; gevestigd in de VS, doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework).
• Vercel (hosting van deze website en cookieloze bezoekersstatistieken).
• Supabase (databasehosting voor formulier-, intake- en gebruiksgegevens).
• Resend (verzending van onze e-mails, zoals bevestigings- en welkomstmails).
• Google (Google Analytics 4 voor websitestatistieken en Google Ads om te meten of een advertentie tot een aanvraag leidde, met cookies uitsluitend na jouw toestemming via de cookiebanner; daarnaast tonen wij reviews van ons Google-bedrijfsprofiel). Zie de voorwaarden en het privacybeleid van Google.
• Meta (advertentiemeting via de Meta Pixel, uitsluitend wanneer je daarvoor toestemming gaf via de cookiebanner).
• OpenAI (meting van aanvragen na een ChatGPT-advertentie, alleen na afzonderlijke toestemming). Bij deze meting treden wij en OpenAI op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, zoals beschreven in de Conversion Terms en de Ad Tools DPA. OpenAI kan gegevens internationaal verwerken; de DPA beschrijft de toepasselijke doorgiftewaarborgen.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

• Berichten via het contactformulier: maximaal 12 maanden na afhandeling.
• Belverzoeken: naam, telefoonnummer, voorkeursmoment, gekozen doel en bronpagina worden opgeslagen om je aanvraag op te volgen. Deze aanvraaggegevens worden uiterlijk 12 maanden na de aanvraag automatisch verwijderd. Eventuele afspraken en klantadministratie vallen onder de onderstaande termijnen.
• Klant- en coachinggegevens: tot 2 jaar na het einde van het traject, tenzij je eerder om verwijdering vraagt.
• Financiële administratie (facturen, betaalgegevens): 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Voortgangsfoto's: tot je jouw toestemming intrekt.
• Aanmeldingen voor onze e-mails die niet zijn bevestigd: 3 maanden na de aanmelding verwijderd. Bevestig je niet, dan sturen wij niets en blijven je gegevens dus niet staan.
• Leads die zich hebben uitgeschreven: 12 maanden na de uitschrijving verwijderd. In die periode bewaren we alleen wat nodig is om je niet opnieuw te mailen.
• Meetgegevens over het gebruik van de site (welke pagina's en knoppen): bewaard zonder direct herleidbare gegevens, dus zonder naam, e-mailadres of telefoonnummer.

6. Cookies en analytics

Deze website werkt zoveel mogelijk cookieloos. Functionele (technisch noodzakelijke) cookies kunnen altijd worden geplaatst, bijvoorbeeld door de ingesloten agenda. Bezoekersstatistieken meten we standaard zonder cookies en zonder herleidbare gegevens, via Vercel Analytics en onze eigen, geanonimiseerde gebeurtenisregistratie (bijvoorbeeld welke pagina's en knoppen worden gebruikt).

Daarnaast gebruiken wij Google Analytics 4 en, voor advertentiemeting, de Meta Pixel. Die plaatsen pas cookies nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Google gebruikt daarbij Consent Mode: zolang je geen toestemming gaf, plaatst Google geen cookies en ontvangt het alleen cookieloze meldingen zonder identificatie (bijvoorbeeld dat een pagina is bekeken of een knop is gebruikt), waarmee het bezoek en advertentieresultaten statistisch schat. De Meta Pixel laadt zonder toestemming helemaal niet. Je keuze wordt op je apparaat bewaard en kun je op elk moment herzien via de knop "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina; de banner verschijnt dan opnieuw.

Voor ChatGPT-advertentiemeting vragen wij apart toestemming. Zonder die toestemming laden wij de OpenAI-pixel niet en sturen wij geen OpenAI-conversie-events. Na toestemming meten we een succesvol verzonden contact- of belverzoek. De pixel gebruikt een advertentieklikreferentie, een browserreferentie, het websiteadres en tijdstippen. OpenAI ontvangt bij netwerkverkeer ook technische gegevens, zoals je IP-adres. Automatische matching kan contactgegevens uit herkenbare formulieren, zoals naam, e-mailadres of telefoonnummer, in de browser omzetten naar een SHA-256-hash en meesturen. Hashing maakt deze gegevens niet anoniem. Onze eventcode stuurt geen berichtinhoud, fitnessdoelen of gezondheidsgegevens mee.

De OpenAI-identificatiecookies zijn __oppref (maximaal 30 dagen na vastlegging van een klikreferentie) en __obref (maximaal 365 dagen na aanmaak). Je keuze bewaren we lokaal als ff-openai-consent-v1; de pixel kan die keuze ook onthouden met __oaiq_consent. Via "Cookievoorkeuren" trek je toestemming in en verwijderen we de identificatiecookies. Eerder geblokkeerde conversies worden niet alsnog verstuurd. We geven bij ieder event aan dat het niet voor toekomstige personalisatie op individueel niveau mag worden gebruikt. Zie ook het privacybeleid van OpenAI.

7. Beveiliging

Wij passen SSL/HTTPS-encryptie, toegangscontrole en beveiligingsupdates toe om jouw gegevens te beschermen.

8. Jouw rechten

• Recht op inzage, rectificatie en verwijdering.
• Recht op dataportabiliteit en beperking van de verwerking.
• Recht van bezwaar.
• Recht om gegeven toestemming in te trekken.

Stuur een e-mail naar info@fitenfocuscoaching.nl; wij reageren binnen 1 maand. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met versienummer en datum.